El propósito de los programas

Cualquier tipo de proyecto requiere un programa. Sea que se vaya a planificar algo aparentemente tan trivial como un pequeño viaje, construir un puente, diseñar una página WEB, lanzar un nuevo producto, abir un nuevo negocio o bien para desarrollar una campaña comunicacional. Un programa sirve principalmente para tres propósitos vitales que lo justifican por sí mismo.

El primer propósito es fijar los compromisos acerca de cuándo deben ser hechas las actividades que conforman el plan. El programa provee la ubicación en cuanto a las responsabilidades de cada persona envuelta, confirmando lo que cada participante va a entregar en un periodo particular de tiempo. Por experiencia sabemos que cuando una persona piensa en un programa relativo a un proyecto, independientemente del tamaño que tenga, el primer propósito que tiene en mente es; cuando se entrega que. Asimismo los programas se utilizan como referencia externa porque ellos son utilizados para cerrar acuerdos o definir un marcos de tiempo y esfuerzos determinados con los clientes y/o proveedores asociados al proyecto. Normalmente un cliente particular acuerda y paga en base al cumplimiento de un servicio determinado, dentro de un límite de tiempo específico, se definen entregas fraccionadas en coordinación con otros proyectos, inversiones o exigencias de mercado.

El segundo propósito de un programa es incentivar a los participantes a visualizar que su esfuerzo es parte de un todo, siendo que su participación se constituye como una pieza fundamental que se agrega al trabajo de los demás, logrando un resultado de participación común. Sin un programa sugiriendo fechas y tiempos de cuando las actividades deben estar realizadas es impensable creer que las conexiones y dependencias pueden ser destacadas y ejecutadas cuando corresponde. Sin un programa cada uno de los participantes se enfocaría en su trabajo de manera aislada y no conocería en que forma su actividad impactaría en el trabajo de otros, ni conocería de qué manera se podría lograr una mayor eficiencia.

Solamente cuando los detalles son definidos y escritos claramente definiendo responsabilidades claras, los cálculos reales de los requerimientos del proyecto pueden ser realizados. Esto es válido incluso para pequeños grupos de trabajo y para personas que trabajan individualmente. Es evidente que existe un importante componente psicológico en un programa porque hace público (entre los participantes) los compromisos realizados con cada uno bajo valores definidos, siendo que es muy difícil olvidar algo expuesto bajo estas características donde permanentemente se recuerda qué se necesita realizar por parte de cada quien.

Por otra parte el tercer propósito de un programa es tan importante como proveer una herramienta para hacer el seguimiento de avance del proyecto y hacer los ajustes necesarios de acuerdo a logro de los objetivos. Los cuales en detalle se realizan en base a las diferentes condiciones que se presentan durante el desarrollo y los objetivos establecidos tanto parciales como definitivos.

Mientras más grande y complejo sea el proyecto, más importantes será el desarrollo de un programa definido, pues existen más dependencias entre las personas, decisiones y tiempos con un impacto interactivo bajo la misma magnitud.

Con estos propósitos en mente, los cuales consideramos como los centrales, también es necesario entender que por más perfecto que sea el programa, no va a resolver todos los problemas que un proyecto o desarrollo pudiera tener. Un programa no puede remediar un mal diseño, un concepto equivocado o tampoco va a proteger de una mala dirección, metas indefinidas o una pobre comunicación. Los programas bien desarrollados son una potente herramienta de referencia a ser utilizada por quienes entienden que método, tiempo y el trabajo organizado de los personas se convierten en el eje para lograr un buen servicio y lograr la satisfacción del cliente.

La frase de la semana

La confianza es el centro de cualquier relación profesional solida. Sin confianza no existe capacidad de dar ni recibir, no hay vinculación, ni posibilidad de tomar riesgos, tampoco es posible conocer a ciencia cierta lo que sucede. La confianza de, y en quienes te acompañan buscando un objetivo, es el soporte principal de toda posibilidad de éxito

Terry Mizrahi Director de Ecco, University of Virginia

Compromiso a través de la confianza

Uno de los elementos centrales de un proyecto bien gerenciado es la habilidad que su líder tenga para establecer un compromiso entre todos los participantes para trabajar en conjunto hacia el logro de los objetivos planteados.

De acuerdo a Watts Humphrey, uno de los más relevantes especialistas en el estudio de las dinámicas que se desarrollan en relación al compromiso de los participantes en los proyectos y el logro de sus objetivos: quienes realizan cualquier actividad de trabajo organizada deben tener claros una serie de elementos que se resumen de manera concreta con los siguientes puntos:

• Todo proyecto debe tener objetivos de éxito comunes a sus participantes. No pueden existir participantes con intereses personales, distintos a los definidos como objetivos comunes

• Toda persona que participa en un proyecto lo hace con el mayor deseo de integración, disposición de trabajo y colaboración para cumplir con su responsabilidad

• No existen compromisos a medias, esto incluye: la dedicación al trabajo envuelto en el proyecto, los recursos comprometidos, la consideración rigurosa del programa y su entrega

• El compromiso profesional entre todos se basa en el conocimiento común de lo que hay que hacer, quien lo debe hacer y cuando se debe hacer. No es posible que existan programas o actividades paralelas.

• El compromiso es una acción transparente y definida. Nada está oculto, todos los participantes conocen sus responsabilidades y límites así como las del resto de los participantes envueltos en el trabajo, independientemente del nivel de decisión que cada uno tenga.

• Cada uno de los responsables debe cumplir con su parte del compromiso para hacer lo posible por lograrlo, aun buscando ayuda en otros.

• Si algo que impacte las actividades asignadas relativo al compromiso de los participantes cambia durante el desarrollo de las actividades, debe darse suficiente información sobre los ajustes y sus implicaciones en cuanto a las actividades y los participantes

Es obvio que toda relación de trabajo se basa en el compromiso, entre personas el cual aparece como una acción natural en todas las actividades de nuestras vidas. Hacemos compromisos todo el tiempo, hasta en nuestras conversaciones en las cuales preguntamos o nos preguntan algo y se establece un límite para algo. Esto incluye frases tan simples como: te llamo mañana en la tarde; o algo como: leeré este documento para el lunes… Independientemente de la diferencia de ideas sobre lo serio que puede ser un compromiso, por irrelevante que parezca; lo que no tiene la menor duda es el hecho de que se establece un compromiso cuando se fija una acción de respuesta ante una situación determinada y mientras menos en serio nos tomemos el cumplimiento de esa acción, mayor serán las oportunidades de que la confianza que se nos tiene empiece a declinar.

En cuanto a los proyectos o acciones de trabajo conjuntas, la confianza se fractura cuando algún participante comienza a comportarse de manera impredecible o cuando empiezan a actuar sin cumplir los compromisos contraídos, lo que crea una serie de perturbaciones que generan incomodidad y falta de integridad al grupo de trabajo restando energía, teniendo que admitir o enfrentar una condición totalmente inesperada.

La coherencia y el sentido de respuesta al compromiso en toda acción de trabajo con objetivos definidos es uno de los valores fundamentales en las empresas y proyectos exitosos, esto no quiere decir que no se puedan cambiar las decisiones o los objetivos definidos, pero esto solo es posible siempre y cuando las razones y el conocimiento común estén por delante.

El compromiso es todo lo que signifique repuestas en tiempos definidos, lo cual lleva envuelta la confianza, también la transparencia y principalmente la misma sintonía entre los participantes, algo distinto a esto, es simplemente un tema personal, sin rumbo definido, que al final resulta probablemente en un juego de azar.