lunes, 28 de abril de 2008
Cualquier tipo de proyecto requiere un programa. Sea que se vaya a planificar algo aparentemente tan trivial como un pequeño viaje, construir un puente, diseñar una página WEB, lanzar un nuevo producto, abir un nuevo negocio o bien para desarrollar una campaña comunicacional. Un programa sirve principalmente para tres propósitos vitales que lo justifican por sí mismo.
El primer propósito es fijar los compromisos acerca de cuándo deben ser hechas las actividades que conforman el plan. El programa provee la ubicación en cuanto a las responsabilidades de cada persona envuelta, confirmando lo que cada participante va a entregar en un periodo particular de tiempo. Por experiencia sabemos que cuando una persona piensa en un programa relativo a un proyecto, independientemente del tamaño que tenga, el primer propósito que tiene en mente es; cuando se entrega que. Asimismo los programas se utilizan como referencia externa porque ellos son utilizados para cerrar acuerdos o definir un marcos de tiempo y esfuerzos determinados con los clientes y/o proveedores asociados al proyecto. Normalmente un cliente particular acuerda y paga en base al cumplimiento de un servicio determinado, dentro de un límite de tiempo específico, se definen entregas fraccionadas en coordinación con otros proyectos, inversiones o exigencias de mercado.
El segundo propósito de un programa es incentivar a los participantes a visualizar que su esfuerzo es parte de un todo, siendo que su participación se constituye como una pieza fundamental que se agrega al trabajo de los demás, logrando un resultado de participación común. Sin un programa sugiriendo fechas y tiempos de cuando las actividades deben estar realizadas es impensable creer que las conexiones y dependencias pueden ser destacadas y ejecutadas cuando corresponde. Sin un programa cada uno de los participantes se enfocaría en su trabajo de manera aislada y no conocería en que forma su actividad impactaría en el trabajo de otros, ni conocería de qué manera se podría lograr una mayor eficiencia.
Solamente cuando los detalles son definidos y escritos claramente definiendo responsabilidades claras, los cálculos reales de los requerimientos del proyecto pueden ser realizados. Esto es válido incluso para pequeños grupos de trabajo y para personas que trabajan individualmente. Es evidente que existe un importante componente psicológico en un programa porque hace público (entre los participantes) los compromisos realizados con cada uno bajo valores definidos, siendo que es muy difícil olvidar algo expuesto bajo estas características donde permanentemente se recuerda qué se necesita realizar por parte de cada quien.
Por otra parte el tercer propósito de un programa es tan importante como proveer una herramienta para hacer el seguimiento de avance del proyecto y hacer los ajustes necesarios de acuerdo a logro de los objetivos. Los cuales en detalle se realizan en base a las diferentes condiciones que se presentan durante el desarrollo y los objetivos establecidos tanto parciales como definitivos.
Mientras más grande y complejo sea el proyecto, más importantes será el desarrollo de un programa definido, pues existen más dependencias entre las personas, decisiones y tiempos con un impacto interactivo bajo la misma magnitud.
Con estos propósitos en mente, los cuales consideramos como los centrales, también es necesario entender que por más perfecto que sea el programa, no va a resolver todos los problemas que un proyecto o desarrollo pudiera tener. Un programa no puede remediar un mal diseño, un concepto equivocado o tampoco va a proteger de una mala dirección, metas indefinidas o una pobre comunicación. Los programas bien desarrollados son una potente herramienta de referencia a ser utilizada por quienes entienden que método, tiempo y el trabajo organizado de los personas se convierten en el eje para lograr un buen servicio y lograr la satisfacción del cliente.
La frase de la semana
La confianza es el centro de cualquier relación profesional solida. Sin confianza no existe capacidad de dar ni recibir, no hay vinculación, ni posibilidad de tomar riesgos, tampoco es posible conocer a ciencia cierta lo que sucede. La confianza de, y en quienes te acompañan buscando un objetivo, es el soporte principal de toda posibilidad de éxito
Terry Mizrahi Director de Ecco, University of Virginia
Compromiso a través de la confianza
Uno de los elementos centrales de un proyecto bien gerenciado es la habilidad que su líder tenga para establecer un compromiso entre todos los participantes para trabajar en conjunto hacia el logro de los objetivos planteados.
De acuerdo a Watts Humphrey, uno de los más relevantes especialistas en el estudio de las dinámicas que se desarrollan en relación al compromiso de los participantes en los proyectos y el logro de sus objetivos: quienes realizan cualquier actividad de trabajo organizada deben tener claros una serie de elementos que se resumen de manera concreta con los siguientes puntos:
- Todo proyecto debe tener objetivos de éxito comunes a sus participantes. No pueden existir participantes con intereses personales, distintos a los definidos como objetivos comunes
- Toda persona que participa en un proyecto lo hace con el mayor deseo de integración, disposición de trabajo y colaboración para cumplir con su responsabilidad
- No existen compromisos a medias, esto incluye: la dedicación al trabajo envuelto en el proyecto, los recursos comprometidos, la consideración rigurosa del programa y su entrega
- El compromiso profesional entre todos se basa en el conocimiento común de lo que hay que hacer, quien lo debe hacer y cuando se debe hacer. No es posible que existan programas o actividades paralelas.
- El compromiso es una acción transparente y definida. Nada está oculto, todos los participantes conocen sus responsabilidades y límites así como las del resto de los participantes envueltos en el trabajo, independientemente del nivel de decisión que cada uno tenga.
- Cada uno de los responsables debe cumplir con su parte del compromiso para hacer lo posible por lograrlo, aun buscando ayuda en otros.
- Si algo que impacte las actividades asignadas relativo al compromiso de los participantes cambia durante el desarrollo de las actividades, debe darse suficiente información sobre los ajustes y sus implicaciones en cuanto a las actividades y los participantes
Es obvio que toda relación de trabajo se basa en el compromiso, entre personas el cual aparece como una acción natural en todas las actividades de nuestras vidas. Hacemos compromisos todo el tiempo, hasta en nuestras conversaciones en las cuales preguntamos o nos preguntan algo y se establece un límite para algo. Esto incluye frases tan simples como: te llamo mañana en la tarde; o algo como: leeré este documento para el lunes… Independientemente de la diferencia de ideas sobre lo serio que puede ser un compromiso, por irrelevante que parezca; lo que no tiene la menor duda es el hecho de que se establece un compromiso cuando se fija una acción de respuesta ante una situación determinada y mientras menos en serio nos tomemos el cumplimiento de esa acción, mayor serán las oportunidades de que la confianza que se nos tiene empiece a declinar.
En cuanto a los proyectos o acciones de trabajo conjuntas, la confianza se fractura cuando algún participante comienza a comportarse de manera impredecible o cuando empiezan a actuar sin cumplir los compromisos contraídos, lo que crea una serie de perturbaciones que generan incomodidad y falta de integridad al grupo de trabajo restando energía, teniendo que admitir o enfrentar una condición totalmente inesperada.
La coherencia y el sentido de respuesta al compromiso en toda acción de trabajo con objetivos definidos es uno de los valores fundamentales en las empresas y proyectos exitosos, esto no quiere decir que no se puedan cambiar las decisiones o los objetivos definidos, pero esto solo es posible siempre y cuando las razones y el conocimiento común estén por delante.
El compromiso es todo lo que signifique repuestas en tiempos definidos, lo cual lleva envuelta la confianza, también la transparencia y principalmente la misma sintonía entre los participantes, algo distinto a esto, es simplemente un tema personal, sin rumbo definido, que al final resulta probablemente en un juego de azar.
martes, 22 de abril de 2008
jueves, 17 de abril de 2008
¿Qué es lo que quieren los clientes?
El proceso constante de innovación, del cual depende la evolución, desarrollo y sostenimiento de una empresa en el tiempo, va mucho allá de simplemente agregar acciones de marketing asociadas a aplicaciones de tecnologías o la incorporación de promociones particulares o el relanzamiento de una idea ya desarrollada por competidores en condiciones, momentos o contextos distintos, es algo muy especializado que requiere acción constante y principalmente realizarse bajo reglas definidas, dada la responsabilidad que esta actividad tiene para con la empresa, sus accionistas y sus clientes.
La evolución del mundo de los negocios y los cada vez más disputados mercados y resultados, obliga a que se empiece a aceptar de manera irremediable que la innovación es una ciencia, es un proceso sistemático de creación de nuevos productos o servicios que representan o agreguen valor a las actividades y vida diaria de los clientes. La innovación no es una forma de arte o una acción creativa individual u ocurrente, mejorando lo que la competencia hace o en base a ideas particulares, lo que trae el alto riesgo de producir resultados aleatorios e impredecibles.
Técnicamente hablando, la innovación es el proceso de crear una solución de producto o servicio que entrega un nuevo y significativo valor al cliente. Este proceso se inicia con la selección del cliente y el mercado objeto del análisis, lo que incluye la identificación y priorización de las oportunidades, finalizando precisamente con el desarrollo del producto o concepto innovador que brinda un nuevo valor.
En términos más prácticos, la innovación es simplemente el proceso de descubrir “Que es lo quieren los clientes”. Siendo que hay que tener presente que esta frase tiene dos dimensiones en cuanto a su significado: primeramente, no solamente se debe hallar las características y prestaciones de los productos y servicios que los clientes desean obtener, sino además algo más sensible, y es el hecho de determinar que situaciones, trabajos o actividades les serian resueltas o facilitadas a los clientes mediante el nuevo producto o servicio. Es decir que ventajas prácticas y notables se entregan que signifiquen un agregado de valor importante en su vida diaria
Sin embargo uno de los principales factores, aunque no el único, que contribuye a que terminen fallando los procesos de innovación es la imposibilidad de obtener la información correcta acerca de las necesidades reales de los clientes. Por lo que se debe entender primeramente a quien va dirigida la creación de valor y como procesar y aplicar la información de los mercados a fin de iniciar un proceso de análisis correcto que genere el valor buscado en cada caso.
Adicionalmente es necesario considerar que existen factores que frecuentemente introducen variabilidad en el proceso de innovación y que deben ser evitados durante toda la etapa de desarrollo, en vista de que ellos por si mismos desestabilizan esta actividad y se convierten en la raíz de los problemas y razón del poco rendimiento de muchas iniciativas que parecían ser exitosas. Específicamente estos factores son los siguientes:
Técnicamente hablando, la innovación es el proceso de crear una solución de producto o servicio que entrega un nuevo y significativo valor al cliente. Este proceso se inicia con la selección del cliente y el mercado objeto del análisis, lo que incluye la identificación y priorización de las oportunidades, finalizando precisamente con el desarrollo del producto o concepto innovador que brinda un nuevo valor.
En términos más prácticos, la innovación es simplemente el proceso de descubrir “Que es lo quieren los clientes”. Siendo que hay que tener presente que esta frase tiene dos dimensiones en cuanto a su significado: primeramente, no solamente se debe hallar las características y prestaciones de los productos y servicios que los clientes desean obtener, sino además algo más sensible, y es el hecho de determinar que situaciones, trabajos o actividades les serian resueltas o facilitadas a los clientes mediante el nuevo producto o servicio. Es decir que ventajas prácticas y notables se entregan que signifiquen un agregado de valor importante en su vida diaria
Sin embargo uno de los principales factores, aunque no el único, que contribuye a que terminen fallando los procesos de innovación es la imposibilidad de obtener la información correcta acerca de las necesidades reales de los clientes. Por lo que se debe entender primeramente a quien va dirigida la creación de valor y como procesar y aplicar la información de los mercados a fin de iniciar un proceso de análisis correcto que genere el valor buscado en cada caso.
Adicionalmente es necesario considerar que existen factores que frecuentemente introducen variabilidad en el proceso de innovación y que deben ser evitados durante toda la etapa de desarrollo, en vista de que ellos por si mismos desestabilizan esta actividad y se convierten en la raíz de los problemas y razón del poco rendimiento de muchas iniciativas que parecían ser exitosas. Específicamente estos factores son los siguientes:
· Desestimar la importancia del significado para el cliente en el desarrollo del servicio o producto
· Utilización de datos equivocados o desactualizados
· Pérdida de oportunidades reales
· Manejar los mismos criterios de la competencia
· Estrategias equivocadas de crecimiento
· Rígida planificación central
· Falta de foco en el mercado, el mensaje y la marca
· Lentitud en el desarrollo de las iniciativas
· Generación de ideas sin base conceptual o analítica definida. Solo ideas
Al considerar estos importantes factores no es extraño que se piense que el proceso de innovación real y efectiva pueda ser algo muy difícil de lograr, más siendo que estas situaciones de alguna manera todavía siguen siendo toleradas en algunas empresas de manera frecuente, lo cual se hace más relevante aun cuando se compite en el territorio de los mercados masivos y maduros, tendientes a la saturación. Lo que lleva al plano de una acción más asociada al valor que al crecimiento en base a la captación de clientes primarios. Es decir, el territorio donde la innovación representa el arma principal para luchar por los ingresos.
Cada día más las empresas (sus directores y gerentes) toman conciencia de la necesidad de entrar en el plano de lo formal en cuanto a la necesidad de contar con herramientas y especialistas en el área de la innovación práctica como base para su desarrollo real, esto no es fantasía o complejidad espacial, son realidades evolutivas que ya ocurren en muchas empresas de países Latinoamericanos, mientras que otros todavía no terminan de darse cuenta porque empiezan a perder mercados. Para alcanzar este punto posible y realizable de crecimiento en base a llenar de manera constante la expectativas y asistencia a los clientes en sus necesidades, las empresas deben adoptar un nuevo enfoque que desafíe la manera convencional de pensar. Adaptarse a una nueva realidad donde el valor de lo que se entrega al cliente debe ser el primer objetivo, pero desde el punto de vista del cliente.
· Utilización de datos equivocados o desactualizados
· Pérdida de oportunidades reales
· Manejar los mismos criterios de la competencia
· Estrategias equivocadas de crecimiento
· Rígida planificación central
· Falta de foco en el mercado, el mensaje y la marca
· Lentitud en el desarrollo de las iniciativas
· Generación de ideas sin base conceptual o analítica definida. Solo ideas
Al considerar estos importantes factores no es extraño que se piense que el proceso de innovación real y efectiva pueda ser algo muy difícil de lograr, más siendo que estas situaciones de alguna manera todavía siguen siendo toleradas en algunas empresas de manera frecuente, lo cual se hace más relevante aun cuando se compite en el territorio de los mercados masivos y maduros, tendientes a la saturación. Lo que lleva al plano de una acción más asociada al valor que al crecimiento en base a la captación de clientes primarios. Es decir, el territorio donde la innovación representa el arma principal para luchar por los ingresos.
Cada día más las empresas (sus directores y gerentes) toman conciencia de la necesidad de entrar en el plano de lo formal en cuanto a la necesidad de contar con herramientas y especialistas en el área de la innovación práctica como base para su desarrollo real, esto no es fantasía o complejidad espacial, son realidades evolutivas que ya ocurren en muchas empresas de países Latinoamericanos, mientras que otros todavía no terminan de darse cuenta porque empiezan a perder mercados. Para alcanzar este punto posible y realizable de crecimiento en base a llenar de manera constante la expectativas y asistencia a los clientes en sus necesidades, las empresas deben adoptar un nuevo enfoque que desafíe la manera convencional de pensar. Adaptarse a una nueva realidad donde el valor de lo que se entrega al cliente debe ser el primer objetivo, pero desde el punto de vista del cliente.
miércoles, 16 de abril de 2008
Los clientes y la satisfacción de los servicios
Para cualquier empresa o institución de servicios, lograr y mantener una exitosa relación con sus clientes supone principalmente tener la seguridad de poder brindarle aquello que esperan, es decir, poder asegurar una contraprestación de servicios que resulte en un alto grado de satisfacción y que además cumpla con las expectativas y rendimiento esperado. Toda empresa necesita asegurar constantemente la capacidad de entregar a sus clientes lo que realmente permite satisfacer sus necesidades, para facilitar la realización de su trabajo o actividades diarias.
El acertado conocimiento de las expectativas de los clientes y la interpretación de sus requerimientos, son factores críticos para el éxito comercial, puesto que de ellos dependen los resultados y su aceptación para el mantenimiento y la contratación de nuevos servicios.
Es lógico suponer que una base de clientes satisfechos tienden de manera natural a continuar requiriendo servicios de un mismo proveedor, lo que representaría un sostenimiento mutuo, una especie de sinergia, con un crecimiento orientado más a la diferenciación, la calidad y complementación de servicios, que a factores exclusivamente económicos. Pero independientemente de la naturaleza que los servicios tengan, en toda relación comercial de provisión de servicios es necesario tener un amplio entendimiento e identificación de las verdaderas necesidades del cliente y sus reales expectativas, condicionantes, variable económicas, alcances, tiempo, objetivos y factor humano, es decir su métrica de valoración.
Cuando quien ofrece un servicio de cualquier naturaleza, mediante el desarrollo una serie de actividades o desarrollo de un proyecto, que se convierte en un bien particular, no posee clara información acerca de los probables alcances, en base a límites de tiempo, presupuesto y recursos disponibles. Ocurren entonces situaciones en las que el proveedor de servicios se ve forzado a crear una imagen mental de las posibilidades y logros, de acuerdo a las condiciones presentadas y a la información particular que podría estar alejada de las necesidades reales. Se hace necesario entonces, conocer todas las opciones en lo que a las expectativas del cliente se refiere, a fin de definir y presentar un alcance y programa de desarrollo real, de acuerdo a las posibilidades y recursos existentes.
Los diferentes enfoques de los clientes.
En el momento de requerir un servicio, es común que los clientes formen sus expectativas basados en experiencias anteriores de contratación, consultas particulares, comentarios informales, información sobre desempeño de competidores, mercados, ofertas en evaluación, sentido de requerimiento y urgencia. Lo que conlleva en cada caso a identificar varios niveles o maneras de expresar sus necesidades.
En oportunidades los clientes presentan una idea vaga de sus necesidades y establecen sus requerimientos basados en una imagen mental de sus conocimientos que se fija de acuerdo a sus creencias, percepciones o conocimiento técnico, aunque este tipo de situaciones pudieran brindar información referencial, es necesario detallar inicialmente los aspectos del negocio o proyecto en los cuales esta envuelto a fin de desarrollar un análisis basado en información valida.
En algunos casos los clientes conocen sus necesidades reales. Aunque no es posible saber la información a menos que se desarrolle un proceso de interacción directa y orientación que hacen aparecer los datos requeridos de manera concreta.
Asimismo es frecuente la situación en la que el cliente considera algunos requerimientos totalmente irrelevantes y en consecuencia de poca prioridad. Sin embargo, al desarrollar el tema y responder a esos aparentemente poco importantes elementos se descubre que los mismos son componentes muy valiosos en el mejoramiento de sus actividades internas y negocio. Por ejemplo: el entrenamiento de personal para la utilización de un nuevo sistema control de inventario aunque parezca un elemento de naturaleza operativa interna, tendrá un gran impacto en la satisfacción de los clientes, la entrega de productos y servicios.
En algunas circunstancias las razones para la realización de un proyecto representan intereses personales o particulares de un participante o grupo de una organización lo que no necesariamente representa el interés corporativo.
Es posible encontrar un sinnúmero de interpretaciones acerca de estimación de los clientes sobre lo que son sus necesidades y requerimientos, que aun cuando en muchas oportunidades tienen un significado concreto y un objetivo definido y correcto, en otras se hace necesario un apoyo profesional que permita lograr la mejor relación entre un buen resultado para el cliente y la utilización de las herramientas y recursos disponibles.
Que ofrecer
No es posible ofrecer al cliente el mundo con tal de ganar un negocio, pues algunos proyectos metas o servicios son simplemente imposibles de acometer o ejecutar debido a razones técnicas, logísticas o económicas. Si tomamos en cuenta solamente lo que los clientes especifican como requerimientos seguramente terminaremos tomando en cuenta lo que el quiere y no lo que realmente necesita. Para descubrir las verdaderas necesidades de los clientes se hace necesario investigar detalladamente, enlazar los aspectos del servicio o proyecto requerido con respecto a la estrategia del negocio o actividad, es decir, que solo se identificará lo que el cliente realmente espera en el momento en que se entienda el proceso de su negocio o actividad.
Validando los resultados
Asimismo se hace muy común que quienes prestan servicios y desarrollan proyectos inicien sus actividades antes de establecer una comunicación clara y directa con su cliente. En este sentido es muy importante asegurarse que el proceso de entendimiento de las necesidades del cliente está permanentemente activo, mediante un intercambio de información y una constante validación de lo solicitado, lo que permite obtener coordinación y consenso de decisiones con menor dificultad. Esta práctica de uso cada vez más generalizado en el desarrollo de proyectos, permite que quien presta el servicio o desarrolla un proyecto haya entendido el requerimiento de la otra parte y se establezca una práctica de respuesta como señal de validación y compromiso.
Lo relevante
La experiencia del trato profesional con los clientes permite conocer hasta cierto punto, sus personalidades y actitudes ante el manejo de las situaciones, exigencias, reglas y métodos.
Esta situación producto de experiencias previas, desarrolla líneas de comunicación que van más allá de lo estrictamente profesional, lo que representa una importante ventaja para ambos a la hora de intercambiar información acerca de un requerimiento de servicio o proyecto. Ambas partes deben ser capaces de desarrollar un nivel de conocimiento más allá del concepto estricto de desarrollo enmarcado en especificaciones a fin de constatar el verdadero valor hacia el usuario o consumidor final, que permita visualizar una probable circunstancia de obsolescencia o pérdida de importancia del proyecto antes de la terminación del desarrollo.
En la ejecución de todo proyecto se hace necesario el desarrollo de un modelo de entrega de servicio, el cual define la mecánica de comunicación relevante entre el cliente y quienes desarrollan el trabajo u obra particular. Este modelo representa principalmente el recuento de actividades y relación entre las partes y consta al menos de elementos que definen: Particularidades en el desarrollo de actividades, interacción entre las partes, reportes, aprobación de prototipos, demostraciones, avances, mecanismos de control y cumplimiento, características y requerimientos especiales. Debemos recordar que además deben existir mecanismos formales de información administrativa, de ejecución de presupuestos, tiempo y especificaciones.
La información al cliente acerca de los métodos y procesos envueltos en el desarrollo de un proyecto, es el mejor camino para evitar conceptos errados y expectativas poco realistas por lo que se deben utilizar las herramientas adecuadas para mantener la confianza y el apoyo del cliente.
Midiendo los resultados
Es simple, elemental y definitivo: independientemente de las técnicas de seguimiento, control y capacitación profesional, de las personas a cargo del desarrollo de los elementos de soporte utilizados para medir el nivel de éxito de un proyecto determinado, deben existir objetivos definidos, entendidos y aceptados claramente por ambas partes.
El desarrollo de un proyecto determinado solo puede ser medido de acuerdo a valores establecidos de común acuerdo, los mismos son relativos a cada caso particular pero en general se basan en metas o alcances cumplidos, en un tiempo determinado, a un costo especifico, que a su vez representan un nivel de riesgo determinado de acuerdo a factores externos a ser considerados en cada caso particular. Asimismo cualquiera que sea la magnitud del proyecto, desde una pequeña obra de construcción, hasta el desarrollo de un complejo sistema, se requiere el seguimiento y ejecución mediante un detallado programa de actividades que permitan revelar en cualquier momento la evolución y desempeño de los recursos comprometidos, tanto como el avance en función a los objetivos definidos.
El compromiso de entendimiento
Para complementar el seguimiento de actividades y evitar confusiones o conceptos errados durante el desarrollo de un proyecto es preciso establecer un mecanismo constante de intercambio de información el cual permite analizar el desarrollo de actividades, validar decisiones, estudiar alternativas, evaluar reportes, decidir acerca de la programación y desarrollar acciones conjuntas.
El desarrollo de un proyecto de servicio requiere principalmente el compromiso de las partes, un compromiso de entendimiento y objetivos comunes, quien desarrolla un proyecto específico más que un ente coordinador, organizativo e inspector pasa a convertirse en el primer defensor de los intereses de su cliente, por esta razón se deben entender y definir las metas, estrategias y objetivos; comunicarse en la misma dirección, advertir sobre los riesgos y ventajas mediante el uso de sus experiencias, establecer la viabilidad, limitantes o imposibilidad de la realización de una propuesta determinada, buscar la mejor solución y asumir la responsabilidad de la decisión.
En resumen es vital: el mismo lenguaje, la misma dirección, y mismo objetivo, en la búsqueda de resultados para el beneficio común. El cliente, es el cliente…
El acertado conocimiento de las expectativas de los clientes y la interpretación de sus requerimientos, son factores críticos para el éxito comercial, puesto que de ellos dependen los resultados y su aceptación para el mantenimiento y la contratación de nuevos servicios.
Es lógico suponer que una base de clientes satisfechos tienden de manera natural a continuar requiriendo servicios de un mismo proveedor, lo que representaría un sostenimiento mutuo, una especie de sinergia, con un crecimiento orientado más a la diferenciación, la calidad y complementación de servicios, que a factores exclusivamente económicos. Pero independientemente de la naturaleza que los servicios tengan, en toda relación comercial de provisión de servicios es necesario tener un amplio entendimiento e identificación de las verdaderas necesidades del cliente y sus reales expectativas, condicionantes, variable económicas, alcances, tiempo, objetivos y factor humano, es decir su métrica de valoración.
Cuando quien ofrece un servicio de cualquier naturaleza, mediante el desarrollo una serie de actividades o desarrollo de un proyecto, que se convierte en un bien particular, no posee clara información acerca de los probables alcances, en base a límites de tiempo, presupuesto y recursos disponibles. Ocurren entonces situaciones en las que el proveedor de servicios se ve forzado a crear una imagen mental de las posibilidades y logros, de acuerdo a las condiciones presentadas y a la información particular que podría estar alejada de las necesidades reales. Se hace necesario entonces, conocer todas las opciones en lo que a las expectativas del cliente se refiere, a fin de definir y presentar un alcance y programa de desarrollo real, de acuerdo a las posibilidades y recursos existentes.
Los diferentes enfoques de los clientes.
En el momento de requerir un servicio, es común que los clientes formen sus expectativas basados en experiencias anteriores de contratación, consultas particulares, comentarios informales, información sobre desempeño de competidores, mercados, ofertas en evaluación, sentido de requerimiento y urgencia. Lo que conlleva en cada caso a identificar varios niveles o maneras de expresar sus necesidades.
En oportunidades los clientes presentan una idea vaga de sus necesidades y establecen sus requerimientos basados en una imagen mental de sus conocimientos que se fija de acuerdo a sus creencias, percepciones o conocimiento técnico, aunque este tipo de situaciones pudieran brindar información referencial, es necesario detallar inicialmente los aspectos del negocio o proyecto en los cuales esta envuelto a fin de desarrollar un análisis basado en información valida.
En algunos casos los clientes conocen sus necesidades reales. Aunque no es posible saber la información a menos que se desarrolle un proceso de interacción directa y orientación que hacen aparecer los datos requeridos de manera concreta.
Asimismo es frecuente la situación en la que el cliente considera algunos requerimientos totalmente irrelevantes y en consecuencia de poca prioridad. Sin embargo, al desarrollar el tema y responder a esos aparentemente poco importantes elementos se descubre que los mismos son componentes muy valiosos en el mejoramiento de sus actividades internas y negocio. Por ejemplo: el entrenamiento de personal para la utilización de un nuevo sistema control de inventario aunque parezca un elemento de naturaleza operativa interna, tendrá un gran impacto en la satisfacción de los clientes, la entrega de productos y servicios.
En algunas circunstancias las razones para la realización de un proyecto representan intereses personales o particulares de un participante o grupo de una organización lo que no necesariamente representa el interés corporativo.
Es posible encontrar un sinnúmero de interpretaciones acerca de estimación de los clientes sobre lo que son sus necesidades y requerimientos, que aun cuando en muchas oportunidades tienen un significado concreto y un objetivo definido y correcto, en otras se hace necesario un apoyo profesional que permita lograr la mejor relación entre un buen resultado para el cliente y la utilización de las herramientas y recursos disponibles.
Que ofrecer
No es posible ofrecer al cliente el mundo con tal de ganar un negocio, pues algunos proyectos metas o servicios son simplemente imposibles de acometer o ejecutar debido a razones técnicas, logísticas o económicas. Si tomamos en cuenta solamente lo que los clientes especifican como requerimientos seguramente terminaremos tomando en cuenta lo que el quiere y no lo que realmente necesita. Para descubrir las verdaderas necesidades de los clientes se hace necesario investigar detalladamente, enlazar los aspectos del servicio o proyecto requerido con respecto a la estrategia del negocio o actividad, es decir, que solo se identificará lo que el cliente realmente espera en el momento en que se entienda el proceso de su negocio o actividad.
Validando los resultados
Asimismo se hace muy común que quienes prestan servicios y desarrollan proyectos inicien sus actividades antes de establecer una comunicación clara y directa con su cliente. En este sentido es muy importante asegurarse que el proceso de entendimiento de las necesidades del cliente está permanentemente activo, mediante un intercambio de información y una constante validación de lo solicitado, lo que permite obtener coordinación y consenso de decisiones con menor dificultad. Esta práctica de uso cada vez más generalizado en el desarrollo de proyectos, permite que quien presta el servicio o desarrolla un proyecto haya entendido el requerimiento de la otra parte y se establezca una práctica de respuesta como señal de validación y compromiso.
Lo relevante
La experiencia del trato profesional con los clientes permite conocer hasta cierto punto, sus personalidades y actitudes ante el manejo de las situaciones, exigencias, reglas y métodos.
Esta situación producto de experiencias previas, desarrolla líneas de comunicación que van más allá de lo estrictamente profesional, lo que representa una importante ventaja para ambos a la hora de intercambiar información acerca de un requerimiento de servicio o proyecto. Ambas partes deben ser capaces de desarrollar un nivel de conocimiento más allá del concepto estricto de desarrollo enmarcado en especificaciones a fin de constatar el verdadero valor hacia el usuario o consumidor final, que permita visualizar una probable circunstancia de obsolescencia o pérdida de importancia del proyecto antes de la terminación del desarrollo.
En la ejecución de todo proyecto se hace necesario el desarrollo de un modelo de entrega de servicio, el cual define la mecánica de comunicación relevante entre el cliente y quienes desarrollan el trabajo u obra particular. Este modelo representa principalmente el recuento de actividades y relación entre las partes y consta al menos de elementos que definen: Particularidades en el desarrollo de actividades, interacción entre las partes, reportes, aprobación de prototipos, demostraciones, avances, mecanismos de control y cumplimiento, características y requerimientos especiales. Debemos recordar que además deben existir mecanismos formales de información administrativa, de ejecución de presupuestos, tiempo y especificaciones.
La información al cliente acerca de los métodos y procesos envueltos en el desarrollo de un proyecto, es el mejor camino para evitar conceptos errados y expectativas poco realistas por lo que se deben utilizar las herramientas adecuadas para mantener la confianza y el apoyo del cliente.
Midiendo los resultados
Es simple, elemental y definitivo: independientemente de las técnicas de seguimiento, control y capacitación profesional, de las personas a cargo del desarrollo de los elementos de soporte utilizados para medir el nivel de éxito de un proyecto determinado, deben existir objetivos definidos, entendidos y aceptados claramente por ambas partes.
El desarrollo de un proyecto determinado solo puede ser medido de acuerdo a valores establecidos de común acuerdo, los mismos son relativos a cada caso particular pero en general se basan en metas o alcances cumplidos, en un tiempo determinado, a un costo especifico, que a su vez representan un nivel de riesgo determinado de acuerdo a factores externos a ser considerados en cada caso particular. Asimismo cualquiera que sea la magnitud del proyecto, desde una pequeña obra de construcción, hasta el desarrollo de un complejo sistema, se requiere el seguimiento y ejecución mediante un detallado programa de actividades que permitan revelar en cualquier momento la evolución y desempeño de los recursos comprometidos, tanto como el avance en función a los objetivos definidos.
El compromiso de entendimiento
Para complementar el seguimiento de actividades y evitar confusiones o conceptos errados durante el desarrollo de un proyecto es preciso establecer un mecanismo constante de intercambio de información el cual permite analizar el desarrollo de actividades, validar decisiones, estudiar alternativas, evaluar reportes, decidir acerca de la programación y desarrollar acciones conjuntas.
El desarrollo de un proyecto de servicio requiere principalmente el compromiso de las partes, un compromiso de entendimiento y objetivos comunes, quien desarrolla un proyecto específico más que un ente coordinador, organizativo e inspector pasa a convertirse en el primer defensor de los intereses de su cliente, por esta razón se deben entender y definir las metas, estrategias y objetivos; comunicarse en la misma dirección, advertir sobre los riesgos y ventajas mediante el uso de sus experiencias, establecer la viabilidad, limitantes o imposibilidad de la realización de una propuesta determinada, buscar la mejor solución y asumir la responsabilidad de la decisión.
En resumen es vital: el mismo lenguaje, la misma dirección, y mismo objetivo, en la búsqueda de resultados para el beneficio común. El cliente, es el cliente…
miércoles, 2 de abril de 2008
Conceptos para un servicio de valor
Es un hecho claro que la mejor manera de lograr el éxito de un servicio o producto es realizar su diseño en base al valor que estos aportan a los clientes. Existen principios básicos que guían el proceso de innovación los cuales se sustentan principalmente en los siguientes conceptos:
El diseño de los productos o servicios crean y definen el valor corporativo
El diseño de los productos o servicios crean y definen el valor corporativo
Una de las más importantes propiedades del proceso de diseño es la manera como por si mismo da significado al valor de los clientes y al trabajo de los diseñadores. Las organizaciones definen su futuro definiendo primeramente aquello que es posible y deseable, y posteriormente utilizando su músculo y la capacidad de sus integrantes para mover esa visión desde un simple diagrama o teoría hacia la realidad como servicio o producto. Al enfocar una organización en el diseño de productos fuertes con valor para los clientes, esta se mueve hacia el compromiso de mayor calidad, mejores servicios, productos y experiencias, pero también hacia impactar la cultura corporativa de manera positiva en todo momento, reflejándose de manera directa en la actitud de los integrantes, el servicio y la satisfacción de los clientes.
El diseño tiene un efecto penetrante
El diseño tiene un efecto penetrante
Una de las peores cosas que una organización puede hacer es mantener la funcionalidad y concepto de un diseño de valor relegado a una persona, a un pequeño grupo o aun peor a una lista de reglas inflexibles. Es necesario pensar que el proceso de diseño e innovación se convierte en un beneficioso virus que produce más beneficios en la medida en que se expande en la organización. Bajo este principio, cualquier participante que desarrolle valores basado en el entendimiento de las necesidades de los clientes, es en efecto un valor agregado y complemento de una buena estrategia de servicios.
El diseño es una labor de integración y colaboración
La imagen de un diseñador de servicios o productos, trabajando solo o comandando un equipo de subordinados, es un mito. En realidad el diseño de un buen servicio o producto es la síntesis de múltiples opiniones, perspectivas, limitantes cuidadosamente balanceadas y una considerable revisión de experiencias. Dado que las soluciones efectivas pueden provenir de diferentes direcciones, es la interrelación entre las personas la que hace la diferencia entre un malo, bueno o un extraordinario diseño. Mantener y saber entender la diversidad en un grupo de diseño, aceptar la participación de opiniones valiosas y experiencias es algo crítico, pero es lo que genera la ventaja para crear un ambiente de colaboración que da como un resultado muy por encima de las expectativas.
El diseño necesariamente incluye ejecución
Muchas compañías frecuentemente tratan las ideas como si ellas fueran el punto final del trabajo, en vez del comienzo de un proceso. Pero las ideas por si mismas no representan ningún valor, ni hacen ninguna contribución a una empresa hasta que no están lo suficientemente elaboradas para darles forma en el mercado. Esto es la ejecución de las ideas de negocios, que dan el cambio a las organizaciones representadas en sus productos y servicios.
El diseño es un proceso transparente
Para aquellos que no diseñan, el proceso de diseño pudiera parecer misterioso e inaccesible. Pareceira que algunos que utilizan este misterio que rodea el proceso de desarrollo de un servicio e innovación como algo que los protege del escrutinio y les brinda cierto sentido de status, pero en definitiva esa actitud puede causar mala interpretación de su contribución al separarlos de otros que pueden aportar ideas valiosas a sus trabajo al no tomarse en cuenta sus puntos de vista. Es necesario entender que el diseño de productos y servicios es una actividad abierta dentro del grupo que lleva el proceso adelante. Más allá de ser misterioso y desconocido un diseño verdadero debe ser calificado y cuantificado en base a una serie de variables. Es más, los diseñadores deben estar dispuestos a sostener sus diseños desde el punto de vista de costos y especificaciones a fin de coordinar las acciones necesarias y dar su soporte en su implantación y ejecución final.
El diseño es un proceso iterativo
La solución perfecta es imposible, pero las técnicas de diseño que permiten ganar tiempo para revisar y refinar las ideas, conceptos, marcos de acción, costos, prototipos y comunicación; incrementan de manera considerable la posibilidad de que el resultado final sea un éxito comprobado.
El diseño siempre incluye metas a corto y largo plazo
Un diseño correctamente desarrollado puede soportar las metas a corto y largo plazo de una empresa. Es indudable que en cada caso la métrica y las expectativas son distintas. Todo depende del desarrollo previsto, la maduración del servicio o producto y acciones correctivas en el proceso de evolución.
Pero lo más importante todo diseño debe sentar las bases para el incremento de la rentabilidad y sostenimiento de los conceptos de productos, servicios y significado de la empresa.
Al tener en cuenta estos principios durante el proceso de diseño de los productos y servicios, se estarán sentando las bases para la creación de nuevas oportunidades y la construcción de mejores y sólidas relaciones con los clientes a través de su soporte mediante la creación de servicios con significado de valor.
El diseño es una labor de integración y colaboración
La imagen de un diseñador de servicios o productos, trabajando solo o comandando un equipo de subordinados, es un mito. En realidad el diseño de un buen servicio o producto es la síntesis de múltiples opiniones, perspectivas, limitantes cuidadosamente balanceadas y una considerable revisión de experiencias. Dado que las soluciones efectivas pueden provenir de diferentes direcciones, es la interrelación entre las personas la que hace la diferencia entre un malo, bueno o un extraordinario diseño. Mantener y saber entender la diversidad en un grupo de diseño, aceptar la participación de opiniones valiosas y experiencias es algo crítico, pero es lo que genera la ventaja para crear un ambiente de colaboración que da como un resultado muy por encima de las expectativas.
El diseño necesariamente incluye ejecución
Muchas compañías frecuentemente tratan las ideas como si ellas fueran el punto final del trabajo, en vez del comienzo de un proceso. Pero las ideas por si mismas no representan ningún valor, ni hacen ninguna contribución a una empresa hasta que no están lo suficientemente elaboradas para darles forma en el mercado. Esto es la ejecución de las ideas de negocios, que dan el cambio a las organizaciones representadas en sus productos y servicios.
El diseño es un proceso transparente
Para aquellos que no diseñan, el proceso de diseño pudiera parecer misterioso e inaccesible. Pareceira que algunos que utilizan este misterio que rodea el proceso de desarrollo de un servicio e innovación como algo que los protege del escrutinio y les brinda cierto sentido de status, pero en definitiva esa actitud puede causar mala interpretación de su contribución al separarlos de otros que pueden aportar ideas valiosas a sus trabajo al no tomarse en cuenta sus puntos de vista. Es necesario entender que el diseño de productos y servicios es una actividad abierta dentro del grupo que lleva el proceso adelante. Más allá de ser misterioso y desconocido un diseño verdadero debe ser calificado y cuantificado en base a una serie de variables. Es más, los diseñadores deben estar dispuestos a sostener sus diseños desde el punto de vista de costos y especificaciones a fin de coordinar las acciones necesarias y dar su soporte en su implantación y ejecución final.
El diseño es un proceso iterativo
La solución perfecta es imposible, pero las técnicas de diseño que permiten ganar tiempo para revisar y refinar las ideas, conceptos, marcos de acción, costos, prototipos y comunicación; incrementan de manera considerable la posibilidad de que el resultado final sea un éxito comprobado.
El diseño siempre incluye metas a corto y largo plazo
Un diseño correctamente desarrollado puede soportar las metas a corto y largo plazo de una empresa. Es indudable que en cada caso la métrica y las expectativas son distintas. Todo depende del desarrollo previsto, la maduración del servicio o producto y acciones correctivas en el proceso de evolución.
Pero lo más importante todo diseño debe sentar las bases para el incremento de la rentabilidad y sostenimiento de los conceptos de productos, servicios y significado de la empresa.
Al tener en cuenta estos principios durante el proceso de diseño de los productos y servicios, se estarán sentando las bases para la creación de nuevas oportunidades y la construcción de mejores y sólidas relaciones con los clientes a través de su soporte mediante la creación de servicios con significado de valor.
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